幼稚園の役員連絡にLINEは便利ですよね。
既読になったか確認もできるし、履歴も残るので使ってるよーという方も多いのではないでしょうか。
ですが、LINEならではのストレスやトラブルも起こりうるので、使い方には注意が必要ですよ。
今回は、幼稚園の役員でラインを使うときに心がけるべきことや、グループラインの使い方をまとめます。
幼稚園の役員でLINEを使うときに気を付けること
幼稚園の役員の仕事でLINEを使うときに、無意識に家族や友達とのやり取りのように使ってしまうとトラブルになることがあります。
あくまで役員の仕事をするためのツールとしてトラブルを起こさないように気を付けるポイントをあげてみます。
・役員の仕事のためにLINEでやり取りする旨役員全員に賛同を得る
親しい間柄以外でのLINEのやり取りを好まない、LINEを使ったことがない、ガラケーで使えないなど、役員の仕事でLINEを使いたくない方もいます。
知り合いで個人情報が漏れるのが嫌だからLINE自体使いたくないと言っている方もいましたし、考え方は人それぞれです。
そのような方に無理に便利だから使おうと無理強いすると、もしLINEを使うことになったとしてもかスタートから嫌な気持ちにさせてしまいますよね。
役員全員でLINEを使うことに賛同を得てから使うようにしましょう。
ライングループを作ってやり取りをする場合は、あらかじめ任期限定のグループにすることを前提に『〇〇年度△△園役員』などのグループ名にし、任期を終えたらライングループも削除することと前もって伝えておくと、使いたくない方もそれならば…と譲歩してくれるかもしれません。
あと、もし使いたくない方が一人のとき、面倒だからとその方だけメールで連絡することにし、他のメンバーだけのグループを組むのは避けましょう。
どうしても連絡の不備が出たりLINEを使わない方の意見が見えにくくなったり、最悪のケースでは陰口の元になったりとトラブルの元になります。
・要点を簡潔にまとめ、不必要な書き込みやスタンプは控える
そもそもLINEでやり取りをする相手って家族や仲のいい友達など気を遣わない相手であることが多いですね。
なので、ついついLINEでのやり取りだとその感覚を引きずってしまうことがあります。
役員の話し合いの途中に『そういえば今日持って帰ってきた作品上手だったねー』など、余計なことを友達感覚で書き込んでしまう。
友達とのやり取りなどでありがちな、連絡事項への返信をしたうえでさらに『OK！』『ありがとう！』といちいち2つ3つスタンプを送ってしまう。
こういったやり取りはママ友同士でやる分にはいいのですが、役員間のLINEのやり取りには不適切です。
気にならないという方もいるかもしれませんが、本来役員のやり取りのはずなのに全然関係ない内容でレスが伸びるとやり取りがすごく増えてしまいます。
ラインでやり取りした業務連絡の内容を確認したいときに、スタンプの応酬が多くて探すのに時間がかかっちゃう…なんて本末転倒ですよね。
グループラインの場合は一人ひとりの件数は少ないつもりでも人数がいるため、未読が一気に数十件になったりして、読む気が失せちゃうことも。
役員の仕事にLINEを使うときは必要最小限の内容にとどめ、雑談やスタンプなど不必要な書き込みは避けましょう。
細かいかもですが、最初に『意見を求める内容のときは反対意見がない場合は書き込みなしで既読をつければOK』『業務連絡のときは内容を確認したら了解のスタンプを1回送ればOK』など、ラインの使い方にルールを作っておくとベストですね。
・1つの話題が終わらないうちに別の話題を入れない
ついついやってしまいがちなことですが、1つの話題が終わらないうちに別の話題を混ぜるのもNGです。
何の話かがブレてしまい、読み飛ばされてしまう可能性もあります。
どうしても時間的な余裕のない場合などは、書き込むときも箇条書きで
『今回意見を聞きたい内容は2件です。
1.Aの件
2.Bの件
よろしくお願いします！』
とナンバリングをするなど、要点が複数あることがわかりやすくなるよう工夫をしましょう。
・ラインを送る時間帯に気を付ける
ラインだとついつい家族や友達とのやり取りのときのように夜遅くなどに送ってしまうことがありますよね。
人によっては寝室にスマホを持ち込んでいて、通知の音で子供が起きてしまう…なんてこともあり得ます。
また、気の置けない友達とのやり取りなら夜中でもいいかもしれませんが、役員の仕事としてやるべきことを夜遅くにやり取りするのはストレスになりますよね。
緊急時どうしてもということは仕方ないのですが、一般的な常識の範囲内の時間帯でやり取りをするといいですよ。
22時から6時まではやり取りを避けるなど、時間帯のルールも作っておくと既読無視問題などのトラブルも避けやすいです。
幼稚園の役員の簡単な連絡事項をラインで行うときは上記の点に気を付ければいいのですが、さらに気を付けなくてはいけないのはグループラインで話し合いをする場合です。
幼稚園の役員でグループラインを上手に使う方法
役員の仕事をしていて意外と面倒なのが、話し合いの時間や場所の確保。
園の送迎後に周囲で立ち話ができる園ならいいのですが、園の前の歩道が狭く立ち話はやめてくださいという園もあります。
役員さんに下の子がいる人が多い、園のそばでの立ち話が禁止されているなど、話し合いをする場所や時間の確保が大変だからグループラインでやりとりしちゃおう！ というケースもあります。
ですが、これってけっこう危険なんです。
というのは、例えば5人の役員のライングループを作って話し合いをしたとき。
10時にライン会議をするよーなどと決めて始めることはまれで、何か思いついた人が書き込みをして、書き込みに気づいた人がそれに返信するというスタイルになりますよね。
こういうやり方では次のような問題が起こりがちです。
．1人がAという提案、3人がAに同意の書き込みをしている段階でグループラインに気づいた自分がBという意見だったとき
→4対1になることがわかっているときにあえて少数派の書き込みをするのは空気読めない感じだし、文章で4人を説得するのは大変だから黙っちゃおう…。
．クラス一斉メール案の添削依頼があり、てにをはレベルの指摘をしていいか気を遣って『これでいいんじゃない？』とレスしたら他のメンバーが続々添削案を出してきた。
→ちゃんと仕事する気ない人みたいに思われちゃったかも…。
でも既読つけちゃったから早くレスしたかったし仕方ないかな…寝かしつけで寝落ちしちゃったら既読無視になるし…。
実は上の2つの例は、どちらもわたしが役員をしていて困った例なんです。
最初の例では『どうせ負ける意見わざわざ文章で書いても無駄だよね…』とモヤモヤ。
2番目の例では『細かいこと書いてもと遠慮したけど、他の人のレス見るとわたしだけ手抜きみたい…』とモヤモヤ。
やっぱり文章でのやり取りって限界があるんですよね。
『こうしたらいいんじゃない？』ってニュアンスで書いているつもりでも、文章で見たら『この方がいい！』というように断言的に読めてしまうこともありますし。
幼稚園の役員でグループラインでするやり取りはあくまで
・打ち合わせの日程調整
・決まった内容の確認
レベルにとどめて、お互いの意見交換が必要な場合は、面倒でも顔を合わせて打ち合わせをするのが無難です。
どうしてもラインで話し合いをしなくてはならないときは、
・話し合いの開始時間を決めるなど、タイムラグが出にくいようにする
・それぞれ自分の意見とそう考える理由をきちんと書くようにする
・書き込みは感情的にならないように心がける
・どうしても細かいニュアンスが伝わりきらないことを理解しておく
・LINE上で話し合いをする場合、全員の意見が出るまで全体の結論を出さない
ということを心がけるだけでも、大分トラブルを減らすことができますよ。
できればグループラインでは意見を出し合うだけにとどめて、補足説明や結論を出す場は直接会ってからにしたほうが細かいニュアンスも伝わりますのでオススメです。
また、トラブルになりやすい『既読スルー問題』については、次のことを心がけるといいですよ。
・既読をつけてもすぐに意見を返せないときがあることをお互い理解する
・既読後半日以内に返信すればOKなどルールを作る
時間帯の感覚も人それぞれで、例えば20時に寝てくれる幼児一人っ子の家とうちのように小学生の上の子がなかなか寝ない家とでは、21時の時間帯の慌ただしさが違うので、そのあたりの問題もあります。
意見を求める内容の場合など、文章で誤解なく伝えようとすると即レスが難しいことってありますよね。
なので、既読がついて意見の返信がないときは『あー忙しいんだな』と思いやる余裕をもってやり取りを進めたいですね。
とは言うものの、返信待ちの状態がずっと続くと役員の仕事が進まないので、返信は半日以内にするなどのルールを作っておくといいですね。
前章で触れたように時間帯のルールを決めておけば、もし21時台のレスに23時過ぎに気づいて慌てて読んだ後に『返信するには遅いかな…でも既読スルーだと思われるの嫌だし…』なんて悩むこともなくなりますよ。
朝起きてすぐ送れるように返信内容だけ作っておけばOKです。
なお、話し合いのコツについては別の記事にまとめていますので、あわせて参考にしていただければうれしいです。
あと、役員の任期が終わるとライングループは不要になります。
本来不要になったグループラインなので勝手に抜けてもいいのですが、何となく抜けた後に他の人達のやり取りが続いているのかな…と気になりますよね。
ライングループは、参加しているメンバー全員がグループを退会してそのグループからいなくなれば、誰の端末にも履歴を残さずに削除することができます。
※自分以外のグループメンバーを退会させてから自分も退会する方法もありますが、その場合はノートやアルバムは消えるもののトークルームは退会させられたメンバーの中に『メンバーなし』という形で残るそう。
利用しなくなったグループといえ退会させられるというのも気持ちがいいものではないので、最後の集まりや次年度の役員との引き継ぎなどメンバー全員が集まるときに全員の退会処理=グループ削除処理をできると後腐れなくていいですよ。
もし次年度役員への引き継ぎ資料作成などにグループラインのやり取りを使いたい場合は、グループライン削除前にサクサク作ってしまいましょう！
まとめ
幼稚園の役員でラインを使うときに心がけるべきことや、グループラインの使い方をまとめました。
幼稚園の役員の仕事は役員同士で連絡を取ったり話し合ったりする機会が増えるため、LINEは本来とても便利なツール。
ですが、普段家族や気の置けない友達とのやり取りのような使い方をしてしまうと大変。
忘れないうちに書いちゃおう…と夜中にLINEしたり、グループラインで話し合いをしていて感情的になってしまったりと、距離感が近くなりすぎてトラブルになってしまうこともあります。
あくまで幼稚園の役員の仕事のためにやり取りをしているということを忘れずに、必要最小限の内容を客観的に伝えることに努めることをオススメします。
また、LINE上で文章のやり取りだけだとどうしても細かいニュアンスが伝わりにくい面があります。
緊急で時間的な余裕がない場合を除き、話し合いの意見交換はするものの結論を出すのは直接会って行うとそれだけで意思疎通のトラブルは減りますよ。
複数の人へ一度に情報伝達できる、既読がつくことで全員が読んだことがわかるなどというメリットもたくさんありますので、ラインやグループラインを上手に使って円滑に役員の仕事をできるようにしていきたいですね。
また、実際の経験から最初にいくつかのルール作りをおすすめしていますが、その提案も関係性によっては『何かルールばかりで押しつけがましいよね…』と反発される方もいるかもしれません。
ルールはもめにくくするために作るものなので、『別の園のママ友から聞いたんだけど、ラインでけっこうもめるらしいからルール作らない？』という体で柔らかく提案すると、そこでのつまづきも減ると思いますよ。
役員の仕事は大変ですので、役員同士できるだけ円満にすすめられるといいですね。
この記事が少しでも参考になれば幸いです。
お読みいただきましてありがとうございました。
